Do założenia odrębnego konta firmowego zobowiązana jest znaczna grupa podatników VAT. Należą do nich podatnicy, których działalność:
obejmujące transakcje w oparciu o towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT dokonują transakcji o wartości równej lub przekraczającej15 tys. zł brutto (limit do końca 2022, a od 01.01.2023 limit będzie wynosił 8 tys. zł brutto)
Dla przedsiębiorców, którzy spełniają jeden z powyższych punktów obligatoryjne stało się:
założenie bankowego rachunku firmowego, lub imiennego rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.Przedsiębiorcy ci nie mają zatem możliwości rozliczenia działalności za pośrednictwem rachunków prywatnych.
Za założeniem firmowego konta przemawia również biała lista podatników VAT. Zawiera ona dane o podmiotach wpisanych, wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Jej celem jest uproszczenie weryfikacji kontrahenta jako czynnego podatnika VAT i potwierdzenie właściwego dla niego firmowego numeru bankowego.
Obowiązek posiadania rachunku firmowego dotyczy również zagranicznych przedsiębiorców. Zgodnie z przepisami, rachunek VAT może być prowadzony jedynie w złotówkach. Transakcje sprzedaży towarów lub świadczenia usług na terytorium Polski mogą być związku z tym finalizowane wyłącznie za pomocą kont firmowych w polskich złotych.
Obowiązkowy rachunek firmowy pozwala również na:
oddzielenie transakcji firmowych od prywatnych , swobodne kontrolowanie przychodów i kosztów, przejrzysty wgląd w stan finansów przedsiębiorstwa, zaliczenie wszystkich wydatków związanych z prowadzeniem konta do kosztów uzyskania przychodów.